Creating a Business Continuity Team: Roles and Responsibilities
إنشاء فريق استمرارية الأعمال: الأدوار والمسؤوليات
في عالم اليوم المتسارع، أصبحت استمرارية الأعمال ضرورة ملحة للمؤسسات من مختلف الأحجام والقطاعات. الكوارث الطبيعية، والانقطاعات التقنية، والأزمات الصحية، والهجمات السيبرانية، كلها عوامل قد تؤدي إلى توقف العمليات وتعطيل العمل. من هنا تبرز أهمية تشكيل فريق مخصص لاستمرارية الأعمال يتولى إدارة الأزمات وضمان استمرار الخدمات الحيوية. إن تشكيل هذا الفريق يمثل أحد الأعمدة الأساسية في بناء خطة استمرارية الأعمال فعالة وشاملة.
في هذا المقال، سنتناول كيفية إنشاء فريق استمرارية الأعمال، ونحدد الأدوار والمسؤوليات الرئيسية لأعضائه، بالإضافة إلى أهمية التنسيق والتدريب المستمر لضمان الجاهزية في مواجهة أي طارئ.
أولاً: أهمية وجود فريق استمرارية الأعمال
يمثل فريق استمرارية الأعمال الخط الأمامي للدفاع عن المؤسسة في حالات الطوارئ. يعمل هذا الفريق على التخطيط المسبق، وتحديد السيناريوهات المحتملة للأزمات، والتأكد من وجود استراتيجيات واضحة للتعامل معها دون تعطيل العمليات الحيوية.
إن وجود فريق مخصص لهذه المهمة يساعد في:
- تقليل زمن التوقف عن العمل.
- حماية الأصول البشرية والمادية.
- استعادة الأنظمة والخدمات بسرعة وكفاءة.
- تعزيز ثقة العملاء والشركاء في قدرة المؤسسة على الصمود.
ولا يمكن بناء خطة استمرارية الأعمال فعالة دون وجود فريق يديرها، يتابع تنفيذها، ويقوم بتحديثها بشكل دوري وفقاً للمتغيرات.
ثانياً: كيفية تشكيل فريق استمرارية الأعمال
يتطلب تشكيل فريق استمرارية الأعمال اختيار أفراد من مختلف الإدارات والوظائف داخل المؤسسة، بحيث يكون الفريق شاملاً للخبرات الضرورية لضمان فعالية الاستجابة للطوارئ. يجب أن يتسم أعضاء الفريق بالكفاءة، والقدرة على اتخاذ القرار تحت الضغط، ومعرفة العمليات الأساسية داخل المؤسسة.
1. تحديد القائد
قائد الفريق هو المسؤول عن التنسيق العام بين أعضاء الفريق والإدارة العليا. يجب أن يتمتع هذا الشخص بخبرة قيادية قوية، وفهم عميق لعمليات المؤسسة، بالإضافة إلى القدرة على التواصل بفعالية في أوقات الأزمات.
2. تمثيل الإدارات المختلفة
ينبغي أن يشمل الفريق ممثلين عن:
- إدارة تكنولوجيا المعلومات: لضمان استعادة الأنظمة والبيانات.
- إدارة الموارد البشرية: لإدارة العاملين خلال الأزمة وتوفير الدعم اللازم.
- إدارة العمليات: لفهم طبيعة العمل اليومية وتحديد الأولويات.
- إدارة المالية: لضمان استمرارية التدفقات المالية وسداد الالتزامات.
- العلاقات العامة والإعلام: للتعامل مع وسائل الإعلام والعملاء.
وجود تمثيل من هذه الإدارات يضمن تغطية كافة الجوانب الحيوية في المؤسسة أثناء وبعد الأزمة.
3. دور المستشار القانوني
يُفضل ضم مستشار قانوني للفريق، لدوره في تقييم المخاطر القانونية والتأكد من امتثال الإجراءات المتخذة للقوانين والتشريعات المعمول بها.
ثالثاً: الأدوار والمسؤوليات الرئيسية
كل عضو في فريق استمرارية الأعمال يجب أن يكون على دراية تامة بمسؤولياته، ويجب أن يتم توثيق هذه المسؤوليات ضمن خطة استمرارية الأعمال.
1. إدارة الأزمات
يتولى الفريق قيادة الاستجابة للأزمات، من خلال تفعيل الخطط المعدة مسبقًا، والتواصل مع الأطراف ذات العلاقة، واتخاذ قرارات سريعة تضمن تقليل الخسائر.
2. تقييم الأثر
عند حدوث أزمة، من مسؤوليات الفريق تقييم أثرها على العمليات الأساسية، وتحديد مدى تضرر الخدمات، وتقدير الوقت اللازم للتعافي.
3. استعادة الأنظمة والخدمات
العمل على تنفيذ خطط استعادة البيانات والأنظمة التشغيلية، وضمان عودة العمليات إلى وضعها الطبيعي بأسرع وقت ممكن.
4. التواصل الداخلي والخارجي
يتولى الفريق تنظيم عمليات التواصل مع العاملين داخل المؤسسة، بالإضافة إلى إصدار التصريحات والبيانات العامة عند الحاجة، وذلك بالتنسيق مع قسم العلاقات العامة.
5. التوثيق والمراجعة
بعد انتهاء الأزمة، يقوم الفريق بتوثيق مجريات الحدث، وتقييم الأداء، وتحديد الدروس المستفادة لتحسين الخطط المستقبلية.
رابعاً: التدريب والاختبار المستمر
لا تكتمل فعالية فريق استمرارية الأعمال بدون التدريب المنتظم واختبار السيناريوهات المتوقعة. يجب على الفريق إجراء تدريبات محاكاة للأزمات بصفة دورية، لتقييم جاهزيته، وتحديد نقاط الضعف في الخطط الحالية.
كما يُنصح بمراجعة خطة استمرارية الأعمال بشكل دوري، وتحديثها حسب التغيرات في بيئة العمل أو التكنولوجيا المستخدمة أو التنظيم الإداري للمؤسسة.
خامساً: التحديات التي تواجه الفريق
رغم أهمية فريق استمرارية الأعمال، إلا أن هناك العديد من التحديات التي قد تواجهه، مثل:
- نقص التمويل والدعم من الإدارة العليا.
- عدم وضوح الأدوار بين الأعضاء.
- ضعف التدريب أو عدم توفر الأدوات المناسبة.
- مقاومة التغيير من بعض الموظفين أو الإدارات.
لمعالجة هذه التحديات، من الضروري إشراك الإدارة العليا في عملية التخطيط، وتوفير الموارد المطلوبة، والعمل على نشر ثقافة استمرارية الأعمال داخل المؤسسة.
سادساً: دور التكنولوجيا في دعم الفريق
تلعب التكنولوجيا دورًا محوريًا في دعم فريق استمرارية الأعمال، من خلال:
- أدوات التخزين السحابي لحماية البيانات.
- أنظمة الاتصالات البديلة لضمان التواصل خلال الأزمات.
- البرمجيات التي تساعد على مراقبة المخاطر وتحليلها.
- أنظمة الطوارئ لإرسال التنبيهات إلى الموظفين.
اختيار التكنولوجيا المناسبة يسهم في تسريع الاستجابة وتقليل الأضرار.
الخلاصة
يُعد إنشاء فريق استمرارية الأعمال خطوة أساسية لضمان قدرة المؤسسة على مواجهة الطوارئ واستعادة نشاطها بسرعة وكفاءة. يتطلب هذا الأمر اختيار الأفراد المناسبين، وتحديد الأدوار بوضوح، وتوفير التدريب المستمر. كما أن نجاح الفريق يعتمد بشكل كبير على دعم الإدارة العليا، وتوفير الموارد اللازمة، وتعزيز ثقافة الوعي بالمخاطر بين العاملين.
من خلال دمج هذا الفريق ضمن الهيكل التنظيمي للمؤسسة، وتحديث خطة استمرارية الأعمال باستمرار، يمكن للمؤسسة تقليل المخاطر، وحماية سمعتها، وضمان استمرارية تقديم خدماتها في أصعب الظروف.